Purpose
This add-in ensures that emails you write after business hours and on weekends are delayed and will only be sent at the start of the next business day.
You can easily set your business hours modifying the recurring appointment "AllowedToSend" that defines when you want to send emails immediately and when you wish to delay them.
This appointment you can find in the special folder "AllowedToSend" that is a subfolder of your Calendar.
The application is a COM add-in for Outlook.
Current version: 1.0.9
Installation
- On a client workstation where Outlook is installed download OffHours-Demo.zip archive file and extract all files.
Exit Outlook in case it is running, run OffHoursSetup(DEMO).exe and follow the instructions.
- Start Outlook and click File > Options > Add-ins. Select "COM add-ins" in the Manage: listbox (at the bottom of the page) and click Go button. Make sure that OffHours is in the list and it is checked.
- Navigate to subfolder "AllowedToSend" of your "Calendar" folder. Modify the recurring appointment "AllowedToSend" according to your needs.
Testing
- At any time during non-business hours run Outlook and send a message. Make sure the message is in fact not sent but placed to Outbox folder. Enable "Defer Until" column in Outbox. Note that "Defer Until" is set to the start of the next business day.
Setting a message to high importance allows you to send it immediately even during off hours.
If you have already sent a message during off hours and after that you changed your mind and want to send it right now do the following:
(OffHours version 1.0.4 and later)
- Open Outbox and find a message. Right-click it.
- Click "Send now" button.
(OffHours - any version)
- Open Outbox and find a message. Open it.
- Click an arrow [1] near "Tags" to open the "Properties" window. Uncheck "Do not deliver before" [2]. Click the Cross icon [3] to close the "Properties" window.
- Click "Send" [4].
- At any time during business hours run Outlook and send a message. Make sure the message is sent immediately and placed to the "Sent Items" folder.
Uninstallation
Click Start > Control Panel > Programs and features. Select OffHours in the list. Right-click and hit Uninstall. Follow the instructions.
About this demo version.
This demo version adds a tag [OffHours DEMO] to the Subject line of each message that is delayed in sending.
The full product version has no limitations.
The same statement given by MS representive who tested the OffHours add-in demo version.
Prices
Licensing policy: the product is licensed on a per-computer (sometimes called per-workstation) basis.
License type
Price per unit
Enterprise license
$5400.00
All transactions are securely processed by our external registration providers.
Site license covers a single organization in one location (building complex). If you purchase a site license, you may use the program in an unlimited number of your company's computers within this area.
Enterprise license covers all computers of single organization world-wide. If your company has many branches even with thousands of machines, Enterprise license covers them all.
If you are running Outlook on Windows Terminal Services or Citrix, you should purchase a Site license for each Citrix/TS server.
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Das Add-In OffHours stellt sicher, dass E-Mails, die der Nutzer außerhalb der Geschäftszeiten sowie am Wochenende schreibt und die erst zu Anfang des nächsten Geschäftstages versendet werden.
Die Nutzer können einfach die Geschäftszeiten definieren, indem sie einen wiederkehrenden Termin ändern, welcher definiert, wann die E-Mails gesendet werden soll und wann der Versand verzögert wird. Einen solchen Termin finden die Anwender im Ordner "AllowedToSend", welcher ein Unterordner des Kalenders ist.
Die Nutzer können mit dem Add-In OffHours einfach die Geschäftszeiten definieren, indem sie einen Termin "AllowedToSend" ändern, der erklärt, wann die E-Mail versendet werden soll.
Die Installation des Add-Ins erfolgt einfach. Es wird auf der Client-Workstation geladen, auf welcher das Programm Outlook installiert ist. Hierzu wird die Archivdatei OffHours-Demo.zip heruntergeladen und mit allen Dateien extrahiert.
Zur Installation muss Outlook beendet werden, falls es ausgeführt wird. Danach werden die Installationsdateien OffHoursSetup.exe gestartet die Anweisungen befolgt.
Nach der Installation wird Outlook gestartet und hier auf Datei> Optionen> Add-Ins geklickt. In dem Listenfeld Verwalten am unteren Teil auf der Seite wird "COM-Add-Ins" ausgewählt und dann auf die Schaltfläche "Los" geklickt. Es muss sichergestellt sein, dass OffHours in der Liste angezeigt wird und aktiviert ist.
Zum Ordner "Kalender" wird der Unterordner "AllowedToSend" navigiert. Der wiederkehrende Termin "AllowedToSend" wird entsprechend den Anforderungen geändert.
Wenn eine Besprechungsanforderung in Outlook erstellt wird, können die Nutzer mit dem Assistenten für die Besprechungen> Zeitplanung eine Zeit bestimmen, zu der sie und der Empfänger für die Besprechungsanforderung frei sind.
Wenn der Planungsassistenten geöffnet wird, werden die für jeden Tag angezeigten Stunden allerdings nicht von Mitternacht bis Mitternacht angezeigt.
Beispielsweise kann die Arbeitszeit auf 10 bis 16 Uhr geändert und bestätigt werden. Wenn eine neue Besprechungsanfrage geöffnet und auf den Planungsassistenten geklickt wird, haben sich dann die eingestellten Arbeitszeiten geändert, um den neuen Arbeitsstunden Rechnung zu tragen.
Le complément OffHours garantit que les e-mails que vous écrivez après les heures ouvrables et le week-end sont retardés et ne seront envoyés qu'au début du jour ouvrable suivant :
https://ivasoft.com/offhoursaddin.shtml
